Workforce Management PlatformPlataforma de Gestión de Personal

Manager Training GuideGuía de Capacitación para Gerentes

Everything you need to manage your team's time, compliance, and oversight from day one.Todo lo que necesita para gestionar el tiempo de su equipo, el cumplimiento y la supervisión desde el primer día.

📍 GPS GeofencingGeovalla GPS 🛡️ Anti-Fraud DetectionDetección Antifraude ⚖️ California ComplianceCumplimiento de California 📊 Real-Time DashboardPanel en Tiempo Real

Press → or Space to advance · ← to go backPresione → o Espacio para avanzar · ← para retroceder

OverviewDescripción General

WhatQué We'll Cover TodayLo Que Cubriremos Hoy

27 slides · Keyboard navigable27 diapositivas · Navegable con teclado

FoundationsFundamentos

WhatQué is Clock-Me?¿Qué es Clock-Me?
Role Hierarchy & Permissions
System ArchitectureArquitectura del Sistema

Time Tracking

How Punch In/Out WorksCómo Funciona el Fichaje
GPS Geofencing & Anti-Fraud

Employee ExperienceExperiencia del Empleado

Login & First Access
Punch In/Out FlowFlujo de Fichaje
Meal & Rest Breaks
Weekly TimesheetPlanilla Semanal
Submitting Hours for ApprovalEnvío de Horas para Aprobación

Manager Tools & Oversight

Admin Dashboard & Overview
Managing EmployeesGestión de Empleados
Creating & Editing Time Entries
Locations, Audit Logs, Daily RecapUbicaciones, Registros de Auditoría, Resumen Diario
California Compliance & Waivers
Timesheet Review & Payroll
Common ScenariosEscenarios Comunes

FoundationsFundamentos

WhatQué is Clock-Me?¿Qué es Clock-Me?

A complete workforce time-tracking and compliance platformUna plataforma completa de control de tiempo y cumplimiento laboral

Clock-Me is a cross-platform time-tracking system that lets employees clock in and out from mobile or web, while giving managers a real-time dashboard to track hours, locations, breaks, and compliance.multiplataforma de control de tiempo que permite a los empleados fichar desde móvil o web, mientras ofrece a los gerentes un panel en tiempo real para seguir horas, ubicaciones, descansos y cumplimiento.

📍

Location-Verified PunchesEmployees must be within the geofence of their assigned location to clock in or out.Fichajes Verificados por UbicaciónLos empleados deben estar dentro de la geovalla de su ubicación asignada para fichar.

🛡️

Anti-Fraud Built-InDevice fingerprinting prevents buddy punching. Mock location and GPS spoofing detection keeps records honest.Antifraude IntegradoLa huella digital del dispositivo previene el fichaje por terceros. La detección de ubicación falsa y suplantación de GPS mantiene los registros honestos.

⚖️

California ComplianceCumplimiento de CaliforniaAutomatic meal & rest break tracking, penalty calculation, and manager waiver workflows.Seguimiento automático de descansos para comida y descanso, cálculo de penalidades y flujos de exención del gerente.

Platform AccessAcceso a la Plataforma

📱 Mobile App (iOS & Android)📱 App Móvil (iOS y Android)

For Employees — punch in/out with GPS validation, view timesheet, submit weekly approval. Available on App Store & Google Play.Para Empleados — fichar entrada/salida con validación GPS, ver planilla, enviar aprobación semanal. Disponible en App Store y Google Play.

💻 Web Dashboard💻 Panel Web

For Managers, Clients & Admins — full control panel for users, locations, timesheets, reports, and audit logs.Para Gerentes, Clientes y Administradores — panel de control completo para usuarios, ubicaciones, planillas, reportes y registros de auditoría.

🔒 Browser Blocking🔒 Bloqueo de Navegador

Admins can restrict employees to the native app only, preventing browser-based time entry manipulation.Los administradores pueden restringir a los empleados para usar solo la app nativa, evitando la manipulación de registros de tiempo desde el navegador.

FoundationsFundamentos

Role Hierarchy & PermissionsJerarquía de Roles y Permisos

Four tiers of access — Supervisor & Client share the same levelCuatro niveles de acceso — Supervisor y Cliente comparten el mismo nivel

🔑 Admin Full system access · all locationsAcceso total al sistema · todas las ubicaciones

↓

👔 Gerente Assigned locations · user & time mgmtUbicaciones asignadas · gestión de usuarios y tiempo

↓

👤 Supervisor Mgr + own primary locationGerente + ubicación primaria propia

🏢 Cliente Same access as Supervisor · edits · reports · logsMismo acceso que Supervisor · edición · reportes · registros

↓

🕐 Empleado Punch in/out · own timesheet onlyFichar entrada/salida · solo su propia planilla

CapabilityCapacidad	Admin	Mgr	Sup	Client	Emp
Punch In/OutFichar Entrada/Salida	—	—	—	—	✓
View Team's HoursVer Horas del Equipo	✓	✓	✓	✓	✕
Edit Time EntriesEditar Registros de Tiempo	✓	✓	✓	✓	✕
Create/Manage UsersCrear/Gestionar Usuarios	✓	✓	✓	✓	✕
Manage LocationsGestionar Ubicaciones	✓	✕	✕	✕	✕
View Audit LogsVer Registros de Auditoría	✓	✓	✓	✓	✕
Waive CA ViolationsEximir Violaciones de CA	✓	✓	✕	✕	✕
Send Timesheet to PayrollEnviar Planilla a Nómina	✓	✓	✓	✓	✕
System ConfigConf. del Sistema	✓	✕	✕	✕	✕

💡

Client role has the same access level as Supervisor — they can edit time entries, manage users, view audit logs, export reports, and send timesheets to payroll, scoped to their assigned locations. Ideal for business owners or on-site managers who need full operational access.El rol de Cliente tiene el mismo nivel de acceso que Supervisor — puede editar registros de tiempo, gestionar usuarios, ver registros de auditoría, exportar reportes y enviar planillas a nómina, limitado a sus ubicaciones asignadas. Ideal para dueños de negocios o gerentes en sitio que necesitan acceso operativo completo.

Foundations

System ArchitectureArquitectura del Sistema

How the layers of Clock-Me fit togetherCómo se integran las capas de Clock-Me

Layer 1 — Client ApplicationsCapa 1 — Aplicaciones Cliente

📱 Mobile App (iOS / Android)

React Native · Expo SDK
Used by: Employee
GPS tracking, push notifications, offline-capableSeguimiento GPS, notificaciones push, funciona sin conexión

💻 Web Dashboard

React 19 · Tailwind · shadcn/ui
Used by: Admin Manager Supervisor Client

↕ HTTPS / REST API

Layer 2 — Backend APICapa 2 — API Backend

⚡ FastAPI (Python 3.11)

Punch validation, geofencing, CA compliance, break tracking, fraud detection, notificationsValidación de fichaje, geovalla, cumplimiento CA, seguimiento de descansos, detección de fraude, notificaciones

🔐 JWT Authentication

Token-based auth · Role enforcement · bcrypt passwords · Account lockout after 5 failed attemptsAutenticación por token · Aplicación de roles · Contraseñas bcrypt · Bloqueo tras 5 intentos fallidos

↕ Async Drivers

Layer 3 — Data & Services

🍃 MongoDB

All data: users, time entries, locations, audit logs, violations, signaturesTodos los datos: usuarios, registros de tiempo, ubicaciones, registros de auditoría, violaciones, firmas

⚡ Redis

Session caching, rate limiting, device fingerprint cacheCaché de sesión, limitación de velocidad, caché de huella digital del dispositivo

🔔 Expo Push

Push notifications for clock-in reminders, violation alerts, approval requestsNotificaciones push para recordatorios de fichaje, alertas de violaciones, solicitudes de aprobación

Time Tracking

How Punch In / Out WorksCómo Funciona el Fichaje de Entrada / Salida

A validated, fraud-resistant clock-in processUn proceso de fichaje validado y resistente al fraude

Punch In FlowFlujo de Fichaje de Entrada

1

Employee opens appEmpleado abre la app

GPS syncs with server time — prevents device clock manipulation.El GPS sincroniza con el tiempo del servidor — evita la manipulación del reloj del dispositivo.

2

Location ValidationValidación de Ubicación

Distance from GPS to work location calculated. Must be within geofence radius (typically 100m).Se calcula la distancia del GPS al lugar de trabajo. Debe estar dentro del radio de geovalla (típicamente 100m).

3

Device Fingerprint CheckVerificación de Huella del Dispositivo

Unique device ID captured. If used by another employee recently, punch is blocked.Se captura un ID único del dispositivo. Si fue usado recientemente por otro empleado, el fichaje es bloqueado.

4

Punch RecordedFichaje Registrado

Time, GPS, accuracy, and device ID stored in UTC. Elapsed timer starts.Hora, GPS, precisión e ID del dispositivo almacenados en UTC. El cronómetro de tiempo transcurrido inicia.

5

Punch Out & Summary

Same location validation. Hours calculated, lunch deducted, summary card shown.

GPS Accuracy CompensationCompensación de Precisión GPS

GPS QualityCalidad GPS	AccuracyPrecisión	Extra ToleranceTolerancia Extra
🟢 Excellent / Good	≤ 30m	+10m (fixed)+10m (fijo)
🟡 Fair	31 – 60m	accuracy × 40%precisión × 40%
🟠 Poor	61 – 100m	accuracy × 40% (max 50m)precisión × 40% (máx 50m)
🔴 Very Poor	> 100m	Punch blockedFichaje bloqueado

⏱️

5-Min Validation Window (Browser only)Ventana de 5 Min (Solo Navegador)Once GPS is verified via browser, the employee has 5 minutes to complete the punch — prevents walking away then punching remotely.Una vez verificado el GPS en el navegador, el empleado tiene 5 minutos para completar el fichaje — evita alejarse y fichar de forma remota.

📱

App — Validates on Every OpenApp — Valida Cada Vez que AbreThe mobile app checks GPS coordinates fresh every time it opens. No expiration window — location is always re-verified at session start.La app móvil verifica las coordenadas GPS cada vez que se abre. Sin ventana de expiración — la ubicación siempre se reverifica al inicio de la sesión.

📡

Floater EmployeesEmpleados FlotantesEmployees at multiple locations select their work location from a dropdown before punching in. Location locks for the duration of the shift.Los empleados asignados a múltiples ubicaciones seleccionan su lugar de trabajo en un menú antes de fichar. La ubicación queda bloqueada por la duración del turno.

⚠️

Auto Clock-OutSalida AutomáticaEmployees who forget to punch out are automatically clocked out after 23h 59m — a yellow triangle ⚠️ appears in the dashboard so managers can identify and correct them.Los empleados que olvidan fichar la salida son registrados automáticamente después de 23h 59m — un triángulo amarillo ⚠️ aparece en el panel para que el gerente lo identifique y corrija.

Time TrackingControl de Tiempo

Geofencing & Anti-Fraud FeaturesGeovalla y Características Antifraude

Multiple layers of protection against time fraudMúltiples capas de protección contra el fraude de tiempo

📍

GPS GeofencingGeovalla GPS

Radius set per location (default 100m)Radio configurado por ubicación (por defecto 100m)
Real-time distance shown to employeeDistancia en tiempo real mostrada al empleado
GPS quality indicator (green/yellow/red)Indicador de calidad GPS (verde/amarillo/rojo)
Server-side validation — cannot be bypassed client-sideValidación en el servidor — no puede evitarse desde el cliente

🏢

Work SiteLugar de Trabajo

Geofence boundary (100m)Límite de geovalla (100m)

🔍

Device FingerprintingHuella Digital del Dispositivo

Every device gets a unique fingerprint (Browser ID or Push Token)Cada dispositivo recibe una huella única (ID de Navegador o Token Push)
If Employee A and B use the same device: blockedSi el Empleado A y B usan el mismo dispositivo: bloqueado
Logged as "Device Sharing" violation in Daily RecapRegistrado como violación de "Uso Compartido" en el Resumen Diario
Manager can review and manually add entry if legitimateEl gerente puede revisar y agregar el registro manualmente si es legítimo

⛔

Blocked PunchFichaje BloqueadoEmployee sees: "Device sharing detected. Another employee is already using this device."El empleado ve: "Uso compartido detectado. Otro empleado ya está usando este dispositivo."

🛑

Other Fraud ChecksOtras Verificaciones Antifraude

Mock Location DetectionDetección de Ubicación Falsa

The system detects fake GPS apps, VPN-based location spoofing, and developer mode location overrides. If a mock location is detected, the punch is flagged or blocked and recorded as a violation.El sistema detecta apps de GPS falso, suplantación de ubicación por VPN y anulaciones de modo desarrollador. Si se detecta una ubicación falsa, el fichaje se marca o bloquea y se registra como una violación.

Signal Lost DetectionDetección de Pérdida de Señal

Monitors for GPS signal disappearance mid-shift. Sudden signal loss is logged as a potential spoofing attempt.Monitorea la desaparición de la señal GPS durante el turno. La pérdida repentina de señal se registra como posible intento de suplantación.

Server Time SyncSincronización de Hora del Servidor

Elapsed time calculated from server clock — changing the device clock has no effect on recorded hours.El tiempo transcurrido se calcula desde el reloj del servidor — cambiar el reloj del dispositivo no tiene efecto en las horas registradas.

Browser BlockingBloqueo de Navegador

Admin can force employees to use native app only (blocks Android/iOS browsers and desktop). Managers always retain browser access.El administrador puede obligar a los empleados a usar solo la app nativa (bloquea navegadores Android/iOS y escritorio). Los gerentes siempre conservan el acceso desde navegador.

Employee ExperienceExperiencia del Empleado

Employee: Login & First Access

WhatQué employees see the first time they open Clock-MeLo que los empleados ven la primera vez que abren Clock-Me

First-time access — employee sets up their profile on first loginPrimer acceso — el empleado configura su perfil en el primer inicio de sesión

Employee login screen — Company Code, User ID, and PasswordPantalla de inicio de sesión — Código de Empresa, ID de Usuario y Contraseña

🔑

Default CredentialsCredenciales por DefectoWhen a manager creates an employee account, the initial password is automatically set to the employeeCuando un gerente crea una cuenta de empleado, la contraseña inicial se establece automáticamente en el's birth year (YYYY). Only managers and clients are prompted to change their password on first login — employees use their birth year to log in. año de nacimiento (YYYY). Solo gerentes y clientes son invitados a cambiar su contraseña al primer inicio de sesión — los empleados usan su año de nacimiento para iniciar sesión.

🏢

Company CodeCódigo de EmpresaEmployees need their Company Code to log in. This is provided by their manager and identifies which organizationLos empleados necesitan el Código de Empresa para iniciar sesión. Lo proporciona el gerente e identifica a qué organización's data they belong to. pertenecen los datos del empleado.

Employee ExperienceExperiencia del Empleado

Employee: Punch In / OutEmpleado: Fichar Entrada / Salida

The core daily interaction — location-validated time recordingLa interacción diaria principal — registro de tiempo con validación de ubicación

Employee ready to punch in — location validated, green checkmark visibleEmpleado listo para fichar entrada — ubicación validada, marca verde visible

Employee punched in — elapsed timer running, Punch Out and Lunch buttons activeEmpleado con fichaje activo — cronómetro en marcha, botones de Salida y Almuerzo activos

✅

Before Punching InAntes de Fichar EntradaThe employee must be within the geofence. A green checkmark confirms a valid location. The app shows the distance from the work site in real time — employees can see exactly how far they are.El empleado debe estar dentro de la geovalla. Una marca verde confirma una ubicación válida. La app muestra la distancia al lugar de trabajo en tiempo real — los empleados pueden ver exactamente qué tan lejos están.

⏱️

While Punched InMientras está FichadoAn elapsed timer counts work time using the server clock — changing the device time has no effect. The Punch Out and Lunch buttons become active. The employee cannot punch in again until they punch out.Un cronómetro cuenta el tiempo de trabajo usando el reloj del servidor — cambiar la hora del dispositivo no tiene efecto. Los botones de Salida y Almuerzo se activan. El empleado no puede volver a fichar entrada hasta fichar salida.

Employee ExperienceExperiencia del Empleado

Meal & Rest BreaksAlmuerzo y Descansos

Lunch tracking — two modes depending on employee settingsSeguimiento de almuerzo — dos modos según la configuración del empleado

Two Lunch Tracking ModesDos Modos de Seguimiento de Almuerzo

🔵 Auto-Lunch (Most Employees)🔵 Almuerzo Automático (La Mayoría)

When the employee's profile has a lunch deduction configured, the system automatically deducts the set minutes from total hours once the shift exceeds the threshold. No action needed from the employee.Cuando el perfil del empleado tiene una deducción de almuerzo configurada, el sistema la aplica automáticamente cuando el turno supera el umbral. El empleado no necesita hacer nada.

🟡 Manual Lunch Punch (No Lunch Set)🟡 Fichaje Manual de Almuerzo (Sin Almuerzo Configurado)

Employees without auto-lunch enabled will see a "Start Lunch" / "End Lunch" button while punched in. They manually tap to record the start and end of their unpaid break. The duration is tracked and deducted from worked hours.Los empleados sin almuerzo automático verán un botón "Iniciar Almuerzo" / "Terminar Almuerzo" mientras están fichados. Lo tocan manualmente para registrar el inicio y fin de su descanso no remunerado. La duración se registra y deduce de las horas trabajadas.

⚠️

Rest BreaksDescansos 🔴 California only
Rest break (10 min, paid) buttons appear only at CA-flagged locations. The system tracks whether required breaks were taken and logs violations if missed.Los botones de descanso (10 min, pagado) aparecen solo en ubicaciones marcadas como California. El sistema registra si se tomaron los descansos requeridos y registra violaciones si se omiten.

⏱️

Meal Break WaiverExención de Descanso para Comida 🔴 California only
Employees working ≤6 hours can waive their first meal break. Requires a signed digital attestation stored with timestamp.Los empleados que trabajan ≤6 horas pueden eximir su primer descanso para comida. Requiere una attestación digital firmada almacenada con sello de tiempo.

Employee With No Auto-Lunch — Manual Lunch PunchEmpleado Sin Almuerzo Automático — Fichaje Manual de Almuerzo

No auto-lunch configured — manual Start/End Lunch buttons visible while punched inSin almuerzo automático configurado — botones de Inicio/Fin de Almuerzo visibles mientras está fichado

Employee ExperienceExperiencia del Empleado

Weekly TimesheetPlanilla de Horas Semanal

How employees view their hours and understand the summaryCómo los empleados ven sus horas y entienden el resumen

Completed shift — punch times, hours worked, lunch deductedTurno completado — horas de fichaje, horas trabajadas, almuerzo deducido

📋

Completed Shift ViewVista de Turno CompletadoEach shift row displays punch-in and punch-out times, any lunch deduction applied, and the total hours worked that day. Employees can review all entries for the full week before submitting for approval.Cada fila de turno muestra las horas de fichaje de entrada y salida, cualquier deducción de almuerzo aplicada y el total de horas trabajadas ese día. Los empleados pueden revisar todos los registros de la semana antes de enviar para aprobación.

Time TrackingControl de Tiempo

Buddy Punching — Detection & ResponseFichaje por Terceros — Detección y Respuesta

How device fingerprinting blocks employees from clocking in for each other — and what to do when it happensCómo la huella digital del dispositivo bloquea el fichaje por terceros — y qué hacer cuando ocurre

What the Employee SeesLo que ve el Empleado

Punch blocked — device fingerprint already linked to another active employeeFichaje bloqueado — huella del dispositivo ya vinculada a otro empleado activo

⛔

Message shown to employeeMensaje mostrado al empleadoThe app immediately shows a blocked screen: "Device sharing detected. Another employee is already using this device." The punch is not recorded.La app muestra inmediatamente una pantalla bloqueada: "Uso compartido detectado. Otro empleado ya está usando este dispositivo." El fichaje no queda registrado.

How It Works & Your ResponseCómo Funciona y Su Respuesta

1

Device fingerprint captured on every punchHuella del dispositivo capturada en cada fichaje

Every device gets a unique ID (Browser ID for web, Push Token for the app). On punch-in, the system checks if that device is already in active use by another employee.Cada dispositivo obtiene un ID único (ID de Navegador para web, Token Push para la app). Al fichar, el sistema verifica si ese dispositivo ya está en uso activo por otro empleado.

2

Violation logged automaticallyViolación registrada automáticamente

Daily Recap → Violations → "Device Sharing Blocked" identifies which employees and device were involved, with a full timestamp.Resumen Diario → Violaciones → "Uso Compartido Bloqueado" identifica qué empleados y qué dispositivo estuvieron involucrados, con marca de tiempo completa.

3

Investigate & actInvestigar y actuar

Legitimate shared tablet? Manually add the time entry for the blocked employee. Suspected fraud? Filter Audit Logs by device ID to see every punch from that device across all employees.¿Tablet compartida legítima? Agregue manualmente el registro de tiempo para el empleado bloqueado. ¿Sospecha de fraude? Filtre los Registros de Auditoría por ID de dispositivo para ver todos los fichajes de ese dispositivo en todos los empleados.

💡

Shared devices (kiosk/tablet)Dispositivos compartidos (quiosco/tablet)Employees can punch in sequentially from the same device — the system only blocks simultaneous active sessions. One employee must punch out before another can punch in from the same device.Los empleados pueden fichar secuencialmente desde el mismo dispositivo — el sistema solo bloquea sesiones activas simultáneas. Un empleado debe fichar salida antes de que otro pueda fichar entrada desde el mismo dispositivo.

Employee ExperienceExperiencia del Empleado

Employee: Submitting Hours for ReviewEmpleado: Envío de Horas para Revisión

The employee-side timesheet approval processEl proceso de aprobación de planilla desde el lado del empleado

1. Employee checks total hours for the week1. El empleado revisa el total de horas de la semana

2. Employee checks attestation and clicks Approve2. El empleado verifica la attestación y hace clic en Aprobar

3. Employee draws their signature3. El empleado dibuja su firma

4. Submitted — manager will review and send to payroll4. Enviado — el gerente revisará y enviará a nómina

Manager ToolsHerramientas del Gerente

Your Admin DashboardSu Panel de Administración

The central command center for managing your teamEl centro de mando para gestionar su equipo

The Admin Dashboard — tabbed navigation with Overview, Employees, Locations, Logs, Daily Recap, and ReportsEl Panel Administrativo — navegación por pestañas con Vista General, Empleados, Ubicaciones, Registros, Resumen Diario y Reportes

Dashboard Navigation TabsPestañas de Navegación del Panel

📊 OverviewVista General

Live metrics, active punches, yesterdayMétricas en vivo, fichajes activos, instantánea's snapshot, location cards, violation alerts de ayer, tarjetas de ubicación, alertas de violaciones

👥 EmployeesEmpleados

Create, edit, activate/deactivate users. Set roles, locations, lunch rules.Crear, editar, activar/desactivar usuarios. Configurar roles, ubicaciones y reglas de almuerzo.

📍 LocationsUbicaciones

Manage geofences, radius, staffing schedules, CA flag.Gestionar geovallas, radio, horarios de personal y marcador de CA.

📋 Logs

Full audit trail: all punches, edits, logins, approvals. Filter & export to CSV.

📅 Daily RecapResumen Diario

7-day summary per location, violation counts, device sharing alerts.Resumen de 7 días por ubicación, conteo de violaciones, alertas de uso compartido de dispositivos.

📤 ReportsReportes

Export weekly/monthly reports per location. Hours, OT, penalties.Exportar reportes semanales/mensuales por ubicación. Horas, horas extra, penalidades.

Manager ToolsHerramientas del Gerente

Overview Tab — Live MetricsPestaña Vista General — Métricas en Vivo

Real-time view of your workforce at a glanceVista en tiempo real de su personal de un vistazo

What You'll SeeLo Que Verá

Live active & currently punched-in countsConteo en vivo de empleados activos y actualmente fichados
Weekly hours & overtime totalsTotales de horas semanales y horas extra
Location cards with punch status per employeeTarjetas de ubicación con estado de fichaje por empleado
Click any employee name to edit their time entryHaga clic en cualquier nombre de empleado para editar su registro de tiempo
CA violation badges if open violations existIndicadores de violaciones de CA si existen violaciones abiertas

💡

Quick Edit:Edición Rápida: Click any employee name in the Overview to jump directly to their time entry — no need to navigate tabs.Haga clic en cualquier nombre de empleado en la Vista General para ir directamente a su registro de tiempo — sin necesidad de navegar por pestañas.

Overview Tab — live stats, location cards with punch status and weekly hoursPestaña Vista General — estadísticas en vivo, tarjetas de ubicación con estado de fichaje y horas semanales

Manager ToolsHerramientas del Gerente

Creating & Editing Time EntriesCrear y Editar Registros de Tiempo

Correct missed punches and adjust timesheet recordsCorregir fichajes omitidos y ajustar registros de planilla

Edit Time Entry — date, user, location, punch times, lunch deductionEditar Registro de Tiempo — fecha, usuario, ubicación, horas de fichaje, deducción de almuerzo

CA location — violations panel with waiver optionUbicación CA — panel de violaciones con opción de exención

When to EditCuándo Editar

Employee forgot to punch out (look for ⚠️ yellow triangle — auto clocked-out at 23h 59m)El empleado olvidó fichar salida (busque el triángulo amarillo ⚠️ — salida automática a las 23h 59m)
GPS issue prevented a punch — add manuallyUn problema de GPS impidió un fichaje — agregar manualmente
Incorrect punch time needs correctionLa hora de fichaje incorrecta necesita corrección
Lunch deduction needs adjustmentLa deducción de almuerzo necesita ajuste
Historical entry was missed entirelyUn registro histórico fue omitido por completo

⚠️

Auto Clock-Out EntriesRegistros de Salida AutomáticaEntries with a yellow triangle ⚠️ were automatically closed by the system at 23 hours 59 minutes. Always correct the punch-out time to reflect the employeeLos registros con triángulo amarillo ⚠️ fueron cerrados automáticamente por el sistema a las 23 horas 59 minutos. Siempre corrija la hora de salida para reflejar la's actual departure time, then adjust the lunch deduction accordingly. hora real de salida del empleado, luego ajuste la deducción de almuerzo en consecuencia.

Lunch Deduction OptionsOpciones de Deducción de Almuerzo

ValueValor	BehaviorComportamiento
`-999 (Auto)`	System applies configured deduction if shift exceeds thresholdEl sistema aplica la deducción configurada si el turno supera el umbral
`0`	No deduction regardless of shift lengthSin deducción independientemente de la duración del turno
`30`	Always deduct exactly 30 minutesSiempre deducir exactamente 30 minutos

Manager ToolsHerramientas del Gerente

Validation & Change HistoryValidación e Historial de Cambios

Invalid entries are blocked and every edit is permanently loggedLas entradas inválidas son bloqueadas y cada edición queda registrada permanentemente

Validation — Invalid Times BlockedValidación — Horas Inválidas Bloqueadas

Toast notification — system blocks save when punch-out is earlier than punch-in (e.g., In: 11:00 AM / Out: 4:00 AM)Notificación toast — el sistema bloquea el guardado cuando la salida es anterior a la entrada (ej., Entrada: 11:00 AM / Salida: 4:00 AM)

🚫

Cannot save invalid timesNo se pueden guardar horas inválidasIf the punch-out time is earlier than the punch-in time, the system immediately shows a toast error and prevents saving. Correct the times before the entry can be submitted.Si la hora de salida es anterior a la de entrada, el sistema muestra inmediatamente un error toast e impide el guardado. Corrija las horas antes de poder enviar el registro.

Change HistoryHistorial de Cambios

Change history panel — all modifications made to this time entryPanel de historial de cambios — todas las modificaciones realizadas a este registro de tiempo

Full detail — actor name, role, timestamp, and old vs. new values side by sideDetalle completo — nombre del actor, rol, marca de tiempo y valores anterior vs. nuevo uno al lado del otro

📋

What the change log showsQué muestra el registro de cambiosEvery edit is permanently logged with: who made the change (name + role), exact date & time, and a full comparison of original vs. corrected values — a comprehensive, tamper-proof audit trail.Cada edición queda registrada permanentemente con: quién realizó el cambio (nombre + rol), fecha y hora exactas, y una comparación completa de los valores originales vs. corregidos — un registro de auditoría completo e inalterable.

Manager ToolsHerramientas del Gerente

Auto Clock-Out — Yellow Triangle ⚠️Salida Automática — Triángulo Amarillo ⚠️

How to identify and correct automatic clock-outs in the dashboardCómo identificar y corregir salidas automáticas en el panel

Yellow triangle ⚠️ — appears on any time entry automatically closed by the system at 23h 59m due to a missed punch-outTriángulo amarillo ⚠️ — aparece en cualquier registro cerrado automáticamente por el sistema a las 23h 59m por un fichaje de salida olvidado

⚠️

What it meansQué significa — the employee did not punch out. The system automatically closed the entry at 23h 59m. The time shown is not accurate and must be corrected. — el empleado no fichó salida. El sistema cerró el registro automáticamente a las 23h 59m. El tiempo mostrado no es exacto y debe corregirse.

✏️

What to doQué hacer — click the entry to edit it. Set the correct punch-out time, adjust the lunch deduction if needed, and save. The yellow triangle remains on the entry as a permanent record that the employee did not punch out — it cannot be removed and serves as an audit marker. — haga clic en el registro para editarlo. Establezca la hora de salida correcta, ajuste la deducción de almuerzo si es necesario y guarde. El triángulo amarillo permanece en el registro como constancia permanente de que el empleado no fichó salida — no puede eliminarse y sirve como marcador de auditoría.

Manager ToolsHerramientas del Gerente

Managing EmployeesGestión de Empleados

Create, edit, and control access for your teamCrear, editar y controlar el acceso para su equipo

Employee list viewVista de lista de empleados

Create / edit employee profileCrear / editar perfil de empleado

Floater settings and account statusConfiguración de flotante y estado de cuenta

Creating a New EmployeeCrear un Nuevo Empleado

1

Employees Tab → "+ Create User"Pestaña Empleados → "+ Crear Usuario"

Enter First/Last Name, User ID (alphanumeric login ID).Ingrese Nombre/Apellido, ID de Usuario (ID de inicio de sesión alfanumérico).

2

Set Role & Location

Choose Employee/Supervisor/Client/Manager. Assign primary location. Floater: select all allowed locations.

3

Date of BirthFecha de Nacimiento

Required for employees. Initial password = birth year (YYYY). Share credentials securely.Requerido para empleados. Contraseña inicial = año de nacimiento (AAAA). Comparta las credenciales de forma segura.

🔒

Account Locked?¿Cuenta Bloqueada? After 5 failed login attempts, the account locks. Go to Employees → find the user → click "Unlock". Counter resets immediately.Tras 5 intentos fallidos de inicio de sesión, la cuenta se bloquea. Vaya a Empleados → busque el usuario → haga clic en "Desbloquear". El contador se reinicia inmediatamente.

🗑️

Deactivating vs DeletingDesactivar vs EliminarToggle "Is Active" to block login without losing history. Permanent delete removes all records — use with caution and only when required.Active/desactive "Está Activo" para bloquear el inicio de sesión sin perder el historial. La eliminación permanente borra todos los registros — úsela con precaución y solo cuando sea necesario.

Manager ToolsHerramientas del Gerente

Managing LocationsGestión de Ubicaciones

Geofences, staffing schedules, and timezone settingsGeovallas, horarios de personal y configuración de zona horaria

Location Data FieldsCampos de Datos de Ubicación

FieldCampo	PurposePropósito
NameNombre	Display name (e.g., "Main Office - Los Angeles")Nombre a mostrar (ej., "Oficina Principal - Los Ángeles")
AddressDirección	Street address for reference only — coordinates requiredDirección de referencia únicamente — se requieren coordenadas
Latitud / Longitud	Precise GPS anchor for geofenceAncla GPS precisa para la geovalla
Radius (meters)Radio (metros)	Geofence boundary — default 100mLímite de geovalla — por defecto 100m
TimezoneZona Horaria	IANA timezone — all times displayed in this zoneZona horaria IANA — todas las horas se muestran en esta zona
Is CaliforniaEs California	Enables CA meal/rest break trackingActiva el seguimiento de descansos CA para comida y descanso
Staffing ScheduleHorario de Personal	Up to 5 shifts + minimum staff alertsHasta 5 turnos + alertas de personal mínimo

⚙️

If employees canSi los empleados no't punch in: Edit the location and increase the radius (e.g., 100m → 150m). GPS accuracy tolerance is added on top — dont pueden fichar: Edite la ubicación y aumente el radio (ej., 100m → 150m). La tolerancia de precisión GPS se agrega encima — no't make it too large. lo haga demasiado grande.

Staffing SchedulesHorarios de Personal

Up to 5 shifts per location. Each shift defines:Hasta 5 turnos por ubicación. Cada turno define:

Start and end time (e.g., 09:00 – 17:00)Hora de inicio y fin (ej., 09:00 – 17:00)
Days of week (Mon/Tue/Wed/Thu/Fri/Sat/Sun)Días de la semana (Lun/Mar/Mié/Jue/Vie/Sáb/Dom)
Minimum staff required during that shiftPersonal mínimo requerido durante ese turno

Soft Delete & RestoreEliminación Suave y Restauración

Deleting a location is a soft delete — historical data preservedEliminar una ubicación es una eliminación suave — los datos históricos se conservan
"Show Deleted Locations" link to view or restoreEnlace "Mostrar Ubicaciones Eliminadas" para ver o restaurar
Employees at deleted location must be reassignedLos empleados en la ubicación eliminada deben ser reasignados

📍

Always use coordinatesSiempre use coordenadasYou must enter the exact Latitude and Longitude when setting up a location. The geofence is anchored to GPS coordinates — the address field is for reference only and does not affect punch validation.Debe ingresar la Latitud y Longitud exactas al configurar una ubicación. La geovalla está anclada a coordenadas GPS — el campo de dirección es solo de referencia y no afecta la validación de fichajes.

Manager ToolsHerramientas del Gerente

Reports TabPestaña de Reportes

Access and filter your team's time dataAcceda y filtre los datos de tiempo de su equipo

Reports Tab — filter by employee, location, and date range to view detailed time recordsPestaña de Reportes — filtre por empleado, ubicación y rango de fechas para ver registros detallados

📊

Use Reports to review individual hoursUse Reportes para revisar horas individuales — select any employee and date range to see a full breakdown of their punches, total hours, and flagged entries. — seleccione cualquier empleado y rango de fechas para ver un desglose completo de sus fichajes y horas totales.

Manager ToolsHerramientas del Gerente

Reports — Time Detail ViewReportes — Vista de Detalle de Tiempo

Punch-by-punch breakdown for any employeeDesglose fichaje por fichaje para cualquier empleado

Detail view — individual punch records with timestamps, hours worked, and status per entryVista detallada — registros individuales con marcas de tiempo, horas trabajadas y estado por entrada

⏱️

Every second is trackedCada segundo es registrado — Clock-me records time to the exact second with no rounding. What you see here is exactly what gets paid. — Clock-me registra el tiempo al segundo exacto sin redondeo. Lo que ve es exactamente lo que se paga.

Manager ToolsHerramientas del Gerente

Reports — Summary & ExportReportes — Resumen y Exportación

Totals and one-click payroll exportTotales y exportación de nómina en un clic

Summary view — total hours per employee, ready for payroll export to CSV or ExcelVista de resumen — horas totales por empleado, listas para exportar a nómina en CSV o Excel

📥

Export from ReportsExportar desde Reportes — click Export (CSV or Excel) to download data ready for ADP, QuickBooks, Gusto, or any payroll system. — haga clic en Exportar (CSV o Excel) para descargar datos listos para ADP, QuickBooks, Gusto o cualquier sistema de nómina.

OversightSupervisión

Daily Recap & Violations

Your 7-day summary and fraud/compliance alert centerSu resumen de 7 días y centro de alertas de fraude/cumplimiento

Daily Recap — location cards with 7-day sparklines and hour totalsResumen Diario — tarjetas de ubicación con gráficos de 7 días y totales de horas

Violations panel — device sharing, auto clock-outs, forgotten punchesPanel de violaciones — uso compartido de dispositivos, salidas automáticas, fichajes olvidados

Violation TypesTipos de Violación

BadgeIndicador	MeaningSignificado	ActionAcción
⚠️ WarningAdvertencia	Minor issue flaggedProblema menor marcado	Monitor if recurringMonitorear si es recurrente
🚨 Auto Clock-OutSalida Automática	Exceeded 23h 59m without punch-outSuperó 23h 59m sin fichar salida	Edit time entryEditar registro de tiempo
📡 Signal LostSeñal Perdida	GPS disappeared mid-shiftEl GPS desapareció durante el turno	InvestigateInvestigar
⏰ Forgot to PunchOlvidó Fichar	Left without punching outSe fue sin fichar salida	Edit entry manuallyEditar registro manualmente
📱 Device SharingDispositivo Compartido	Two users used same deviceDos usuarios usaron el mismo dispositivo	Review + add entry if legitRevisar + agregar registro si es legítimo
⛔ Punch BlockedFichaje Bloqueado	Device sharing blocked punchEl uso compartido bloqueó el fichaje	Add entry manuallyAgregar registro manualmente
🔒 Account LockedCuenta Bloqueada	Too many failed login attemptsDemasiados intentos fallidos de inicio de sesión	Unlock in EmployeesDesbloquear en Empleados

📊

7-Day Location Summary:Resumen de Ubicación de 7 Días: Each location card shows employee count and hours by day with sparklines. Hover tooltips show employee names who worked each day.Cada tarjeta de ubicación muestra el conteo de empleados y horas por día con minigráficos. Los tooltips al pasar el cursor muestran los nombres de los empleados que trabajaron cada día.

OversightSupervisión

Audit Logs — The Full TrailRegistros de Auditoría — El Rastro Completo

Every action in Clock-Me is permanently recordedCada acción en Clock-Me queda registrada permanentemente

Audit Log — color-coded badges, filter controls, paginationRegistro de Auditoría — etiquetas con código de colores, controles de filtro, paginación

Expanded entry — device info, GPS coordinates, distance from workEntrada expandida — info del dispositivo, coordenadas GPS, distancia al trabajo

What's LoggedQué se Registra

Auth (Login/Logout) Punch In/Out User Created User Edited Entry Deleted Violation Waived Timesheet Sent Account Locked Meal Break Waiver

Each Entry ContainsCada Entrada Contiene

Timestamp, actor, and target userMarca de tiempo, actor y usuario objetivo
Device: Browser, OS, Model, App VersionDispositivo: Navegador, SO, Modelo, Versión de App
Device ID: Browser ID (web) or Push Token (app)ID de Dispositivo: ID de Navegador (web) o Token Push (app)
IP AddressDirección IP
GPS Coordinates + Accuracy (for punches)Coordenadas GPS + Precisión (para fichajes)
Distance from work location — Google Maps linkDistancia desde el lugar de trabajo — enlace a Google Maps

📥

Export to CSVExportar a CSV — download all filtered results including full metadata. Useful for compliance audits, payroll disputes, or HR investigations.— descargue todos los resultados filtrados incluyendo metadatos completos. Útil para auditorías de cumplimiento, disputas de nómina o investigaciones de RRHH.

California ComplianceCumplimiento de California

CA Compliance & Violation Waivers

Your role in managing California labor law complianceSu rol en el cumplimiento de la ley laboral de California

🔴 California users only —Solo usuarios de California — This entire section applies exclusively to California locations. CA meal/rest break laws, penalty pay, and waiver workflows are not applicable to other states.Esta sección entera aplica exclusivamente a ubicaciones de California. Las leyes de descansos CA, el pago de penalidades y los flujos de exención no aplican a otros estados.

Manager Waiver ProcessProceso de Exención del Gerente

1

Find the ViolationEncontrar la Violación

Overview → Location card with ⚠️ badge, Daily Recap → Violations, or Edit Time Entry → CA Violations panel.Vista General → Tarjeta de ubicación con ⚠️, Resumen Diario → Violaciones, o Editar Registro → panel de Violaciones CA.

2

Expand & ReviewExpandir y Revisar

Click violation row. See: type (Meal Break #1, Rest Break #2), penalty hours, and reason form.Haga clic en la fila de la violación. Vea: tipo (Descanso de Comida #1, Descanso #2), horas de penalidad y formulario de motivo.

3

Select a ReasonSeleccionar un Motivo

Employee forgot to punch · Device issues · System malfunction · Manager authorized · Training day · OtherEmpleado olvidó fichar · Problemas de dispositivo · Fallo del sistema · Gerente autorizó · Día de capacitación · Otro

4

Click "Waive"Hacer clic en "Eximir"

Violation removed from penalty count. Employee receives push notification. Waiver recorded permanently in audit log.La violación se elimina del conteo de penalidades. El empleado recibe una notificación push. La exención queda registrada permanentemente en el registro de auditoría.

5

Bulk WaiveExención en Lote

For multiple violations: use checkboxes + "Waive X violations" button to clear all at once.Para múltiples violaciones: use las casillas de verificación + botón "Eximir X violaciones" para limpiar todo de una vez.

CA Break RequirementsRequisitos de Descanso en CA

Shift LengthDuración del Turno	RequiredRequerido
Over 5 hoursMás de 5 horas	1st Meal (30 min)
Over 10 hoursMás de 10 horas	2nd Meal (30 min)
Per 4 hours workedPor cada 4 horas trabajadas	Rest Break (10 min, paid)

CA Penalty PayPago de Penalidades CA

ViolationViolación	PenaltyPenalidad
Missing 1st Meal BreakFalta 1er Descanso de Comida	+1 hour at 1.0× rate+1 hora a tasa 1.0×
Missing 2nd Meal BreakFalta 2do Descanso de Comida	+1 hour at 1.0× rate+1 hora a tasa 1.0×
Missing Rest BreakFalta Descanso	+1 hour per break at 1.0× rate+1 hora por descanso a tasa 1.0×

⚠️

Waivers are finalLas exenciones son definitivas once submitted — there is no UI to reverse a waiver. If entered in error, contact your system Admin.una vez enviadas — no hay interfaz para revertir una exención. Si se ingresó por error, comuníquese con su Administrador del sistema.

OversightSupervisión

Timesheet Review & Payroll Submission

The end-to-end weekly approval workflowEl flujo completo de aprobación semanal

End-to-End FlowFlujo Completo

👤 Employee reviews their weekly timesheet👤 El empleado revisa su planilla semanal

↓

☑️ Employee checks the attestation checkbox☑️ El empleado marca la casilla de attestación

↓

✍️ Employee draws their signature✍️ El empleado dibuja su firma

↓

📤 Employee approves & submits their timesheet📤 El empleado aprueba y envía su planilla

↓

🔍 Manager reviews the timesheet for accuracy🔍 El gerente revisa la planilla para verificar su exactitud

↓

💳 Manager sends the timesheet to Payroll💳 El gerente envía la planilla a Nómina

💡

Manager's role is to review, not approve.El rol del gerente es revisar, no aprobar. After reviewing accuracy, the manager sends the completed timesheet to payroll for processing. No manager signature is required.Tras verificar la exactitud, el gerente envía la planilla completa a nómina para su procesamiento. No se requiere firma del gerente.

The Employee AttestationLa Attestación del Empleado

"I certify that this timecard is complete and accurate. I confirm that I have recorded all hours worked and that I have not performed any work before my scheduled start time, after clocking out, or while off the clock during meal or rest breaks. I also confirm that all meal periods and rest breaks have been accurately recorded and provided in accordance with company policy and applicable law.""Certifico que esta tarjeta de tiempo está completa y es precisa. Confirmo que he registrado todas las horas trabajadas y que no he realizado ningún trabajo antes de mi hora de inicio programada, después de fichar salida, ni durante los descansos para comida o descanso. También confirmo que todos los periodos de comida y descanso han sido registrados con precisión de acuerdo con la política de la empresa y la ley aplicable."

WhatQué's Stored After Submission

Employee's drawn signature imageImagen de la firma dibujada del empleado
Attestation acceptance (boolean + timestamp)Aceptación de la attestación (booleano + marca de tiempo)
Week date range coveredRango de fechas de la semana cubierta
Total hours at time of submissionTotal de horas al momento del envío
Full audit trail of who reviewed and when sent to payrollRegistro de auditoría completo de quién revisó y cuándo se envió a nómina

🔒

Cannot be undone by employee.No puede deshacerlo el empleado. Once submitted, employees cannot modify their approval. Only a manager/admin can correct the underlying time entries afterward.Una vez enviado, los empleados no pueden modificar su aprobación. Solo un gerente/admin puede corregir los registros de tiempo subyacentes posteriormente.

Quick ReferenceReferencia Rápida

Common Scenarios & SolutionsEscenarios Comunes y Soluciones

What to do when things come upQué hacer cuando surgen situaciones

⚠️ Employee forgot to punch out⚠️ El empleado olvidó fichar salida

1

Look for the ⚠️ yellow triangle — auto clock-out at 23h 59m. Find entry in Overview or Employees tab.Busque el triángulo amarillo ⚠️ — salida automática a las 23h 59m. Encuentre el registro en la pestaña Vista General o Empleados.

2

Edit Punch Out time to the correct time. Adjust lunch if needed → Save.Edite la hora de Salida a la hora correcta. Ajuste el almuerzo si es necesario → Guardar.

3

Audit log records your edit with original vs. corrected time.El registro de auditoría registra su edición con la hora original vs. corregida.

📱 Device sharing detected / punch blocked📱 Uso compartido de dispositivo detectado / fichaje bloqueado

1

Daily Recap → Violations → "Device Sharing Blocked" — identifies which users and device.Resumen Diario → Violaciones → "Uso Compartido Bloqueado" — identifica qué usuarios y dispositivo.

2

If legitimate (shared tablet): manually add time entry for the blocked employee.Si es legítimo (tablet compartida): agregue manualmente el registro de tiempo para el empleado bloqueado.

3

If fraud: Audit Logs → filter by device ID to see all punches from that device.Si es fraude: Registros de Auditoría → filtrar por ID de dispositivo para ver todos los fichajes de ese dispositivo.

⚖️ California break violation to waive⚖️ Violación de descanso de California a eximir

1

Overview → Location card ⚠️ badge, or Edit Time Entry → CA Violations panel.Vista General → Tarjeta de ubicación ⚠️, o Editar Registro → panel de Violaciones CA.

2

Expand violation → select reason from dropdown.Expandir violación → seleccionar motivo del menú desplegable.

3

Click "Waive" (or bulk select + "Waive Selected"). Employee receives push notification.Haga clic en "Eximir" (o selección masiva + "Eximir Seleccionados"). El empleado recibe una notificación push.

🔴 California users only🔴 Solo usuarios de California

📍 Employees can📍 Los empleados no pueden't punch (geofence too tight) fichar (geovalla muy ajustada)

1

Admin → Locations → Edit location.Admin → Ubicaciones → Editar ubicación.

2

Increase radius_meters (e.g., 100 → 150). GPS tolerance is added on top.Aumentar radius_meters (ej., 100 → 150). La tolerancia GPS se agrega encima.

3

Save. Employee retries punch immediately.Guardar. El empleado reintenta el fichaje inmediatamente.

🔒 Employee account locked🔒 Cuenta de empleado bloqueada

Go to Employees tab → search for the user → click "Unlock". Failed-attempt counter resets immediately and employee can log in.Vaya a Pestaña Empleados → busque el usuario → haga clic en "Desbloquear". El contador de intentos fallidos se reinicia inmediatamente y el empleado puede iniciar sesión.

📊 Need to export hours for payroll📊 Necesita exportar horas para nómina

Go to Reports tab → select location(s) and date range → Export. CSV includes all hours, OT, lunch deducted, CA penalties, and approval status per employee/location.Vaya a Pestaña Reportes → seleccione ubicación(es) y rango de fechas → Exportar. El CSV incluye todas las horas, horas extra, almuerzo deducido, penalidades CA y estado de aprobación por empleado/ubicación.

Manager Training CompleteCapacitación para Gerentes Completada

EndFin

You're ready to manage your team's time, review compliance, and send timesheets to payroll with confidence.Está listo para gestionar el tiempo de su equipo, revisar el cumplimiento y enviar planillas a nómina con confianza.

📊

Monitor hours daily in the Overview tabMonitoree las horas diariamente en la pestaña Vista General

⚠️

Fix auto clock-outs and violations promptlyCorrija las salidas automáticas y violaciones con prontitud

💳

Review timesheets and send to payroll weeklyRevise las planillas y envíelas a nómina semanalmente

Questions or SupportPreguntas o Soporte

app@clock-me.com